En los campus de todo el país, los eventos se han renovado. «Híbrido» está aquí, pero ¿qué significa realmente para los planificadores de eventos y los vendedores en el espacio de gama alta? Más allá de eso, ¿qué tipos de eventos deberían ser híbridos? A medida que las reuniones cara a cara vuelven a ser una realidad y los líderes sénior recuperan el aliento, es hora de dar un paso atrás y mirar lo que hemos aprendido, y hacia dónde debemos ir desde aquí. Y cómo los especialistas en marketing deben abordar esta industria nueva y dinámica.
Para los especialistas en marketing de educación superior y los administradores de eventos, marzo de 2020 no se olvidará pronto. No solo fue el mes de los cierres iniciales de EE. UU. debido a la pandemia, sino que también representó un cambio masivo en la vida cotidiana de los eventos de alto nivel: los colegios y universidades se apresuraron a trasladar eventos de reclutamiento, reuniones, fines de semana de ex alumnos y otras reuniones en línea. Este momento único en la vida resultó en una loca carrera por volverse virtual, y se arrojó todo un arsenal de soluciones digitales al problema. En unos pocos meses.
Algunos tuvieron éxito y muchos no. Pero en medio de toda la incertidumbre, también surgieron innovaciones a medida que se rediseñaron los eventos, se probaron nuevas estrategias para llegar e involucrar a audiencias más amplias y crear experiencias ilimitadas. ¿El resultado? Los nuevos formatos de eventos, o lo que llamamos «modelos de entrega», para admitir una variedad de tipos de eventos y audiencias, se probaron y probaron casi dos años después. Entra en nuestra nueva normalidad. Los campus universitarios están abiertos nuevamente, y los profesionales de marketing y eventos a menudo tienen la tarea de organizar eventos híbridos, combinando programación y entrega en persona y virtual.
Pero, ¿qué significa realmente «híbrido»? ¿Y qué tipos de eventos deberían ser híbridos? A medida que las reuniones cara a cara vuelven a ser una realidad y los líderes sénior recuperan el aliento, es hora de dar un paso atrás y mirar lo que hemos aprendido, con el beneficio adicional de poder poner los objetivos del evento y las necesidades de la audiencia de nuevo en primer plano. de su programa de eventos.
Resolviendo el rompecabezas con eventos híbridos
«¿Cómo podemos hacer que nuestro próximo evento sea híbrido?»
Tomado al pie de la letra, esta solicitud puede parecer bastante simple. Pero lleva a muchas preguntas. ¿»híbrido» significa un orador frente a una audiencia en persona con transmisión simultánea a una audiencia en el hogar? ¿O está organizando dos experiencias de eventos separadas, una para audiencias presenciales y otra para audiencias virtuales? ¿Y dónde comienza uno a comercializar estas experiencias conectadas, pero separadas?
¿Tal vez eso signifique ver el mismo video y luego pasar a grupos en persona y salas de grupos digitales para la discusión? A medida que salimos del entorno totalmente digital de la pandemia, las instituciones de educación superior tienen un menú de opciones mucho más amplio para elegir.
Si bien esto puede parecer un poco aterrador para algunos, la realidad de los nuevos formatos de eventos para eventos de mayor nivel es muy positiva. Ofrecer opciones híbridas puede expandir significativamente el alcance, el compromiso y el ROI– si se hace bien. Y si bien definir los parámetros de su evento bajo estas circunstancias cambiantes puede parecer abrumador, se vuelve manejable si nos alejamos y ponemos las metas y las necesidades de la audiencia en primer lugar.
Entonces, ¿cuáles son las características clave de un evento híbrido? Es bastante sencillo:
- Dos audiencias distintas, virtual y presencial, con diferentes necesidades, que requieren agendas individuales para generar interés y estimular el compromiso.
- Experiencias y contenidos compartidos entre los dos públicos, para que cada grupo se sienta parte de algo significativo y conectado.
La siguiente pregunta que debe hacerse es la siguiente: ¿cómo impactan los eventos híbridos en los esfuerzos de reclutamiento de su campus, los eventos de ex alumnos y más?
Cómo las diferentes experiencias afectan su programa de eventos de alto nivel
Cada tipo de evento que elija tiene un valor único para su colegio o universidad. Echemos un vistazo rápido a estos ahora:
Controladores para participantes virtuales
- Aprendizaje y compromiso
- Acceso sin igual
- Ahorro de presupuesto
- Ahorro de tiempo
- Alojamiento personal
- evento virtual VIP
Conductor participante personal
- Aprendizaje
- Viaje
- Relaciones más profundas
- La red
- Conexión en persona
- Acceso VIP/exclusivo
- Conexión
La experiencia digital compartida (híbrida)
- Sitio web y registro
- Vídeo a la carta
- Acceda en cualquier momento y en cualquier lugar
- Conexión de participante a participante
- Conexiones después del evento
- Tecnología elegante y sofisticada que permite el compromiso
Si bien los eventos en persona brindan más oportunidades para construir relaciones, socializar y establecer contactos, los eventos virtuales e híbridos son una gran ayuda para los especialistas en marketing porque brindan un mayor acceso a través del tiempo y la geografía para que los asistentes aprendan y se conecten a través de interacciones digitales.
Además, los eventos virtuales introducen ahorros de costos y tiempo tanto para los asistentes como para los anfitriones del evento. El contenido del evento se convierte en el terreno común para las dos audiencias, junto con la conexión de participante a participante a través de recursos y experiencias digitales. La planificación con esta perspectiva en mente garantiza que todos los grupos se sientan igualmente servidos y satisfechos, el sello distintivo de cualquier evento exitoso.
Cómo los especialistas en marketing de educación superior deben abordar los eventos híbridos
Cree un sitio web de eventos atractivo
Comencemos con el sitio web del evento. Debido a que su combinación de marketing atrae el interés y la atención hacia el sitio web de su evento, ese sitio web debe proporcionar a cada miembro de la audiencia la información importante sobre logística, agenda, programación y precios que necesitan para tomar esa decisión. No se puede evitar el hecho de que los eventos híbridos agregan complejidad al viaje de los asistentes.
Compare el evento virtual con la experiencia del evento en persona
Ponte en el lugar de tu audiencia potencial: ¿Cómo será mi experiencia si asisto en persona? ¿Dónde está el lugar y cómo es? ¿Cuáles son las políticas de seguridad y limpieza del sitio? ¿Qué redes u oportunidades educativas habrá? ¿También puedo conseguirlos en línea? ¿Habrá algún contenido disponible exclusivamente para los asistentes presenciales? Y, por supuesto, ¿cuáles son los costos de cada experiencia?
La consistencia es clave
El sitio web de su evento debe brindar toda esta información (y más) tanto para el asistente en persona como para el virtual, y debe hacerlo de una manera que se sienta como un evento. Una marca consistente ayuda a ambas audiencias a sentir que, independientemente de la elección que hagan, participarán en una experiencia valiosa compartida.
Convertir visitantes en registrados
Para muchos eventos más avanzados, ya era un desafío configurar varias rutas de registro para garantizar una experiencia personalizada. Desde una perspectiva de marketing de eventos, el proceso de registro es donde ocurre la conversión, y garantizar que los clientes, prospectos, VIP, expositores y otros tuvieran la experiencia de registro correcta, simplemente mostrando la agenda correcta, logística, precios, etc. fue fundamental. tu hibridosoftware de grabación de eventosdebe ser lo suficientemente potente y flexible para manejar la configuración requerida.
Crear rutas de registro personales
Ofrecer múltiples rutas de registro personalizadas ayudará a sus asistentes a encontrar y registrarse para la experiencia adecuada y ayudará a los planificadores y especialistas en marketing de eventos avanzados a garantizar que maximicen la cantidad de eventos híbridos. También ayudará a sus equipos internos a administrar la logística necesaria para garantizar tanto el acceso de la audiencia como la navegación del evento.
Elimine las barreras para el éxito híbrido con tecnología optimizada.
Un modelo de evento híbrido sólido requiere presupuesto, personal y tiempo para planificar, implementar y administrar dos experiencias diferentes para dos audiencias diferentes, y no todas las instituciones tienen acceso a estos recursos. Sin embargo, la tecnología puede agilizar en gran medida sus esfuerzos. Elegir una plataforma que utilice la misma infraestructura digital tanto en persona como virtual, por ejemplo, reduce la carga de su personal y ayuda a crear una experiencia perfecta para todos los participantes.
Conclusión de marketing de eventos híbridos para la educación superior
La comercialización de un evento híbrido para su colegio o universidad no es diferente a la comercialización de un evento virtual o en persona. Muchos de los conceptos básicos son los mismos. Pero una vez que decide volverse híbrido, la complejidad de su audiencia aumenta. Administrar esa complejidad para que los asistentes correctos tengan la experiencia correcta es clave para el éxito de los eventos híbridos.
- Cree una estrategia híbrida de invitación a eventos que aproveche el compromiso profundo de lo presencial con el alcance innegable de lo virtual
- Asegúrese de que la propuesta de valor, la identidad de marca y el sitio web del evento de su evento híbrido cumplan la promesa de «Un evento, dos experiencias».
- No subestime la necesidad de una experiencia de registro altamente configurable. Ofrecer un registro personalizado frente a la complejidad de la audiencia híbrida lo ayudará a obtener más presencia y compromiso.
Para obtener más información sobre este tema, consulte el libro electrónico de Cvent: «Redefinición de eventos de educación superior en un mundo posterior a la pandemia: navegación por formatos de eventos para una participación óptima del público».
La publicación Higher Ed Events: Listo para un cambio de imagen muy necesario apareció primero en la American Marketing Association.